Waarom zouden we ’t zelf doen?
Outsourcing in tijden van digitalisering
Outsourcing is het uitbesteden van taken, die voorheen intern werden uitgevoerd, aan een externe partij. Nu digitalisering niet langer een optie is maar een noodzaak, wordt outsourcing steeds noodzakelijker om competitief te kunnen blijven. Het is een ‘pay for use’-benadering die ervoor zorgt dat bepaalde activiteiten volledig gestroomlijnd en on demand kunnen worden uitgevoerd, zodat de onderneming zich op zijn kernactiviteit kan focussen zonder aan competitiviteit in te boeten. Maar is outsourcing altijd een goede beslissing? Wat zijn de voor- en nadelen? Wat zijn de gevolgen en de te ondernemen stappen?
De voordelen van outsourcing
Er zijn vele redenen waarom een bedrijf ervoor kan kiezen om een bepaalde taak, functie of een proces uit te besteden. We geven je een paar voorbeelden:
- Een betere focus
Door outsourcing kan je bedrijf zich concentreren op zijn kernactiviteit en de ontwikkeling en uitrol van een duurzame toekomststrategie. Dit geeft je werknemers de kans om competenties en vakkennis binnen jullie domein verder te ontwikkelen. Ondertussen besteed je werk uit dat bijdraagt aan de toekomststrategie maar waarvoor je de expertise niet in huis hebt. - Kostenbesparing
Een project uitbesteden enkel en alleen om kosten te besparen is niet zo’n goed idee. Ook aan deze vorm van werken blijven altijd kosten verbonden. Bij het terugdringen van de operationele kosten kan wel een zekere kostenbesparing gerealiseerd worden. Je hebt minder personeelskosten en ook de infrastructurele, administratieve en managementkosten worden verlaagd. - Verhoogde veiligheid
Het volume en de ernst van de gegevenshacks neemt toe. Nu enkele van de grootste bedrijven ter wereld de afgelopen jaren het slachtoffer zijn geworden van een hack, lijkt geen enkele organisatie er immuun voor te zijn. Daarom besteden steeds meer organisaties hun IT-beveiliging uit aan experts. 24/7 monitoring, geavanceerde dreigingsdetectie, samen met toegang tot de meest robuuste beveiligingssoftware en firewalls, en het extra voordeel van ‘disaster recovery procedures’ mocht het ergste gebeuren.Outsourcing kent vele vormen en maten. Heel belangrijk is de keuze van de juiste leverancier. Ga op zoek naar een leverancier waar je op kunt vertrouwen, die ondersteuning garandeert en die een aanbod heeft dat perfect aansluit bij de diensten waar jij naar op zoek bent.
De valkuilen
Wanneer je een bedrijfsfunctie of -proces overdraagt aan een derde partij, geef je de directe controle uit handen. Wat zijn de te vermijden valkuilen en risico’s?
- Het aangeboden systeem is niet aangepast aan de noden van het bedrijf.
Het kiezen van de verkeerde partij kan je kopzorgen in plaats van oplossingen bezorgen. En met verkeerd bedoelen we niet ‘slecht’, maar niet volledig aangepast aan wat jouw bedrijf precies nodig heeft. Geef de voorkeur aan een systeem dat je kunt uitbreiden en moduleren. Moet je rekening houden met bepaalde wetgeving? Zorg dan dat je pakket op dezelfde wetgeving geschoeid is. - Vertrouwelijkheid en veiligheid worden niet gerespecteerd.
Het epicentrum van elk bedrijf is de informatie die het draaiende houdt. Als je vertrouwelijke informatie doorgeeft aan derden, bestaat het risico dat die vertrouwelijkheid in het gedrang komt. Evalueer het outsourcingsbedrijf zorgvuldig om er zeker van te zijn dat je gegevens beschermd zijn. - Politieke en culturele problemen.
Bij offshore outsourcing (het uitbesteden van werkzaamheden aan een bedrijf dat in het buitenland opereert) bestaat het risico dat de uitbesteder moet rekening houden met bepaalde wetten van zijn land. Dit kan een vlotte samenwerking belemmeren. Bij offshore-outsourcing zijn ook de culturele verschillen groter. Misverstanden kunnen ontstaan door taalbarrières. Het niet begrijpen van de cultuur van de outsourcingprovider en de locatie van waar u uitbesteedt kan leiden tot slechte communicatie en een lagere productiviteit. - Kwaliteitsproblemen en leveringstermijnen.
In sommige gevallen kan het zijn dat een outsourcingsbedrijf enkel een snelle winst najaagt en dit doet door kosten te besparen en zodanig een mindere kwaliteit te bieden. Ook worden leveringstermijnen soms niet gerespecteerd. Let op, want zolang ze aan de voorwaarden van het contract voldoen, zal jouw bedrijf moeten betalen. Voer dus altijd een zeer grondige analyse uit voor je met derden in zee gaat en vergewis je er van dat de ingehuurde kandidaat gekwalificeerd is om de klus te klaren en de nodige flexibiliteit aanbiedt, ook na ondertekening van het contract. Ook hier geldt, goede afspraken maken goede vrienden.
We geven je graag een praktijkvoorbeeld uit onze eigen winkel. Naast e-Learning heeft Onyx een tweede business unit, Onyx One, een contractor management systeem. Industriële bedrijven beheersen het het hele kwalificatie- en trainingsproces van contractoren en aannemers met behulp van Onyx One.
Het uitbesteden van werkzaamheden aan derden stijgt sterk. Industriële spelers nemen contractoren en/of aannemers onder de arm voor meerdere redenen. Ze hebben vaak specifieke vaardigheden en kennis die bijdragen aan het goed functioneren van de onderneming. Het geeft meer flexibiliteit in werken en maakt steeds meer deel uit van het strategische wervings- en personeelsplan van het bedrijf.
Het kwalificeren van derden is een complexe, tijdrovende en risicovolle bezigheid. Alvorens een job op de site kan uitgevoerd worden, moeten zowel het contractorbedrijf als elk van zijn teamleden een kwalifciatietraject doorlopen. Met een contractor management systeem wordt dit hele proces geautomatiseerd en gestroomlijnd. Hoe werkt het? Het contractorbedrijf laadt de gevraagde documenten en attesten op en volgt de vereiste trainingen. Dit gebeurt op voorhand. Beide partijen worden automatisch verwittigd als er zich een probleem stelt (zoals het verlopen van de geldigheidsduur van een certificaat of training bijvoorbeeld).
- Het verhoogt de veiligheid
De opdrachtgever heeft nu altijd zicht op de derden die zich op de site bevinden. Hij is er zeker van dat ze stuk voor stuk volledig gekwalificeerd zijn, over de nodige werkvergunningen beschikken, dat ze de nodige trainingen en testen hebben doorlopen en dat hun attesten in orde zijn. - Het vereenvoudigt de administratie
Het proces is grotendeels geautomatiseerd wat aanzienlijke tijdswinst oplevert. Het systeem is zo opgebouwd dat het contractorbedrijf zelf de informatie oplaadt en aanvult. Dit is aanzienlijk wat uren werk uitgespaard voor de opdrachtgever. Het controleren van de gegevens, zoals bijvoorbeeld vervaldata van attesten en trainingen gebeurt automatisch, wat het risico op menselijke fouten vermindert. - Het zorgt voor overzicht
De opdrachtgever houdt, door het outsourcen van zijn contractor management, een duidelijk overzicht. Hij krijgt ook inzicht in de kwaliteit van de uitgevoerde job en de veiligheid op de site. Zo kan hij toetsen of wetgeving, richtlijnen, beroepsnormen en lokaal geformuleerde kwaliteitsnormen daadwerkelijk gerespecteerd worden.
OOL