De bedrijfsvloer ligt er de laatste maand maar stoffig bij. Het coronavirus dwingt ons tot het grootste thuiswerk-experiment ooit. Voor de pandemie werkte 1 op 3 Belgen wel eens aan de keukentafel. Ook in het Verenigd Koninkrijk en Duitsland zien we dezelfde aantallen. Enkel Nederland doet het beter, met 4 op de 10 medewerkers die mogen telewerken. Maar zijn de bedrijven daar blij mee? En vinden medewerkers deze vorm van werken leuk? Wat kan je als HR doen om telewerken vlot te laten verlopen en welke inspanningen moet je als werknemer leveren? Onyx vertelt het je.
Thuiswerk gaat uit van een vertrouwensrelatie tussen de werkgever, de hiërarchische lijn en de werknemer. Bedrijven wiens managementmodel gebaseerd is op controle, denken de controle te verliezen buiten de kantoormuren. Maar als je werkt met een gemotiveerd team dat zich inzet om doelstellingen te behalen, dat deel uitmaakt van een groter geheel en waar elke werknemer zich gerespecteerd voelt, dan is die controle helemaal niet nodig. Want denk je dan echt dat deze motivatie verdwijnt zodra je medewerkers niet meer aan hun bureau zitten? Als een medewerker zijn doel niet bereikt, dan is het de verantwoordelijkheid van het management om samen met de betreffende persoon op zoek te gaan naar de oorzaak en die aan te pakken, ongeacht of hij op kantoor of thuis is. Als mensen wel presteren als ze op kantoor zijn, maar niet als ze thuis werken, dan moet je je afvragen hoe dat komt. Zijn ze minder gemotiveerd of hebben ze thuis geen toegang tot bepaalde tools of kennis? Dit zijn uitdagingen die een verschillende aanpak vereisen. Een gebrek aan inzet moet worden aangepakt in één-op-één sessies, en een gebrek aan toegang tot tools of kennis kan worden overwonnen met technische ondersteuning en/of invoering van systemen of processen.
Door een ‘office only’-beleid op te leggen maak je het moeilijker voor de werknemer om de juiste werk/privé balans te vinden, wat zich zal uiten in een verminderde motivatie en productiviteit. De echte vraag die het management zich dus moet stellen is niet ‘kan ik mijn medewerkers vertrouwen’ maar ‘hoe creëer ik de werkomgeving en collectieve mindset die mijn werknemers en mijn onderneming ten goede komen?’
In het Capital Trends Report van Deloitte verklaart 84% van de werknemers dat hun betrokkenheid een grote invloed heeft op hun productiviteit. De helft van de ondervraagde werknemers zegt dat hun onderneming niet in staat is die betrokkenheid te stimuleren door het creëren van een positieve werkomgeving. De huidige coronacrisis dwingt leidinggevenden tot een andere mindset. Door te denken in resultaten in plaats van uren. Door werknemers te verbinden en hen te stimuleren ervaringen te delen.
Tips voor managers
Wees flexibel
Zo geef je een andere betekenis aan productiviteit. Laat je medewerkers vrij te werken volgens een schema dat voor hen het best werkt. Vergeet de prikklok, het eisen van reguliere werkuren is ‘out’. Door je medewerkers de vrijheid te geven hun eigen dag in te delen zullen ze aan inzet en aan productiviteit winnen.
Zorg voor een dagelijks contactmoment
Trek elke dag vijf minuten uit voor een stand van zaken. Niet in teamverband maar één-op-één en face-to-face via video (Skype, Zoom, Whereby,..). Maak er een dagelijks ritueel van. Zo blijf je op de hoogte van wat er gaande is en kan je tijdig bijsturen zonder tijd te verliezen. Je kan zelfs een lijstje opmaken dat je medewerkers kunnen gebruiken om zichzelf te evalueren. Welk doel heb ik me vandaag gesteld? Heb ik mijn doel gehaald? Waar en van wie heb ik hulp nodig? Heb ik een idee om mijn werk/ het proces te verbeteren? Hoe voel ik me? Een dagelijks contactmoment stimuleert de vorming van vertrouwen, verbinding en het stellen van een gemeenschappelijk doel – de drie hoofdingrediënten van een gezond sociaal systeem.
Wees eenzaamheid voor
Er zijn waarschijnlijk ook werknemers in je team die het maar niets vinden om de hele dag alleen te zijn. Langdurige isolatie kan in extreme gevallen zelfs leiden tot depressie. Wees je daar als manager bewust van. Doe wat je kunt om elk teamlid sociaal te betrekken. Organiseer een wedstrijd, zorg voor een online spel, maak virtueel plaats voor humor. Je kan ook na de coronacrisis je medewerkers aanmoedigen om af en toe eens naar een co-werkplek te trekken.
Voeg een beetje emo toe
Gebruik animated gifs en emoticons om emoties over te brengen. Want aangezien zoveel communicatie non-verbaal is en we als Belgen sowieso niet zo sterk zijn in het uiten van emotie, kunnen je woorden agressiever overkomen of minder impact hebben dan je wel zou willen. Door het gebruik van een animated gif (te vinden in Skype, Messenger, op Giphy.com) kan emotie je boodschap kracht bijzetten.
Denk ook aan hun carrièrepad
Let op dat je niet in de valkuil trapt om je externe teamleden te zien als freelancers of aannemers die je enkel helpen dingen voor elkaar te krijgen. Net als op kantoor hebben je medewerkers op afstand doelen en ambities. Door ervoor te zorgen dat ze vooruitgang boeken met hun groeidoelstellingen en hen zicht te geven op de beschikbare carrièrepaden voorkom je verwarring of frustratie. Geef hen toegang tot (online) opleiding en geef ook hen opslag als ze dat verdienen.
Communiceer in oplossingen
Problemen kun je niet uit de weg gaan maar je kunt wel efficiënt samenwerken bevorderen door ‘probleemoplossend’ te communiceren. Wanneer je de discussie volledig richt op het probleem en wie het veroorzaakt heeft, zijn de reacties die je uitlokt negatief.
- Gebruik termen en stellingen die de aandacht richten op het vinden van oplossingen. Dat doe je door de juiste vragen te stellen: ‘Wat is volgens jou het probleem?’, ‘Wat stel jij voor als oplossing?’
- Spreek altijd in de ik-vorm: ‘Ik heb gemerkt dat’, ‘Ik zie het probleem zo’
- Gebruik termen die oplossingen voorstellen: ‘Ik heb een voorstel’, ‘Ik heb een idee om dit op te lossen’
Tips voor werknemers
